Gérer votre organisation Videas

Nouveau sur Videas ? Commencez par Premiers pas : tour de l’interface.

L’organisation est l’entité racine de votre compte Videas. C’est elle qui porte l’abonnement, qui regroupe vos espaces de travail, qui héberge la liste de vos collaborateurs et qui définit les défauts visuels (logo lecteur, couleur principale) appliqués à toute votre activité. Ce guide fait le tour des paramètres d’organisation et précise pour chaque section qui peut faire quoi, et où poser la main.

La hiérarchie Videas en un coup d’œil

Organisation
└── Espace de travail (n)
    └── Médias (n)

• Organisation : votre entreprise ou votre entité. Une seule par compte client. C’est ici qu’on règle l’identité globale, les membres, la facturation.
• Espaces de travail : les subdivisions internes (par projet, client, équipe…). Ils héritent de plusieurs réglages de l’organisation et peuvent les surcharger.
• Médias : vidéos, audios, documents, images, collections — rangés dans un espace.

Les paramètres décrits ci-dessous s’appliquent à tous les espaces de votre organisation, sauf indication contraire.

Prérequis

• Un compte Videas avec le rôle Propriétaire ou Administrateur sur l’organisation
• Les autres rôles (Membre, Lecteur, rôles custom) ont une vue limitée des paramètres

Ce que vous allez apprendre

• Accéder aux paramètres de l’organisation
• Renseigner l’identité, la langue, le branding et les informations légales
• Gérer les membres et leurs rôles à l’échelle de l’organisation
• Suivre l’abonnement, les crédits et les factures
• Personnaliser le lecteur vidéo / audio par défaut
• Basculer entre plusieurs organisations
• Savoir ce qui ne se gère pas ici (et où trouver la bonne porte)

Étape 1 : Accéder aux paramètres de l’organisation

Depuis n’importe quel écran Videas, cliquez sur votre avatar en haut à droite, puis sur Paramètres de l’organisation (selon votre version, l’entrée peut s’appeler Administration ou Paramètres). Une nouvelle page s’ouvre avec un menu latéral qui regroupe toutes les sections décrites ci-dessous.

Étape 2 : Renseigner l’identité et le branding

La section Compte (ou Général) contient les informations qui définissent l’image de votre organisation dans Videas.

Identité

• Nom : le nom de votre organisation, visible partout (haut de l’interface, e-mails, factures)
• Icône : un petit logo carré (PNG, JPEG ou WebP recommandé), affiché dans le commutateur d’organisation et l’en-tête des paramètres

Langue

• Langue par défaut : français ou anglais, applicable aux interfaces des nouveaux membres et aux e-mails automatiques. Chaque utilisateur peut ensuite changer sa langue depuis ses préférences personnelles.

Branding

• Couleur primaire : un sélecteur de couleur (par défaut violet Videas). Cette couleur pilote les boutons, les liens et les accents visuels — elle peut être surchargée au niveau d’un espace pour des chaînes spécifiques.

Contact

• E-mail, téléphone, site web : les coordonnées affichées sur les factures et utilisées par le support

Informations légales

• Raison sociale, numéro de TVA : pour les factures et la conformité comptable. Renseignez-les soigneusement avant la première facturation.

Système

• La date de création de l’organisation (lecture seule)

Étape 3 : Vue d’ensemble des membres

Pour voir d’un coup d’œil tous les collaborateurs présents dans votre organisation, ouvrez n’importe quel espace de travail puis Paramètres > Équipe. Cette vue équipe est cross-espaces : elle liste l’ensemble des membres de l’organisation avec leur nom, leur e-mail, leur rôle et l’espace dans lequel ils ont accès. Vous pouvez la filtrer par espace ou par rôle, et chercher par nom.

L’invitation d’un nouveau collaborateur, le changement de rôle d’un membre et son retrait se font depuis cet écran, ou directement depuis les paramètres d’un espace particulier.

Renvoi : pour les détails d’invitation et les bonnes pratiques d’onboarding, voir Inviter des collaborateurs dans un espace de travail.

Étape 4 : Comprendre les rôles

Videas s’appuie sur un système de rôles + permissions pour définir qui peut faire quoi.

Le Propriétaire

Un seul Propriétaire par organisation. C’est la personne qui a créé le compte ou à qui la propriété a été transférée. Il a tous les droits sur l’organisation, y compris la facturation et la suppression. Le Propriétaire n’est pas un rôle qu’on assigne dans la liste : il est défini directement au niveau de l’organisation et est protégé (impossible de le retirer).

Les rôles système

Trois rôles sont créés automatiquement à la création de votre organisation, non supprimables et non renommables :

• Admin : gestion complète des espaces, des contenus, des membres et des paramètres
• Member : rôle attribué par défaut aux nouveaux membres — ajout et modification des contenus dans les espaces où ils sont invités
• Guest : accès limité, principalement en consultation

Ces rôles portent leurs noms anglais d’origine dans l’interface ; un membre peut les voir traduits selon les écrans (par exemple Membre à la place de Member).

Les rôles personnalisés

Au-delà des trois rôles système, vous pouvez disposer de rôles personnalisés taillés à votre organisation (par exemple Rédacteur en chef, Validateur, Analyste) avec un sous-ensemble précis de permissions. La création et la configuration de ces rôles se fait par l’équipe Videas — contactez le support pour préparer la grille de rôles dont vous avez besoin.

Renvoi : pour la liste exhaustive des permissions associées à chaque rôle, voir Gérer les rôles et permissions.

Étape 5 : Suivre la facturation et les crédits

La section Facturation regroupe tout ce qui touche à votre abonnement et à votre consommation.

À retenir : Videas fonctionne au crédit, pas au quota fixe de stockage ou de bande passante. Vous consommez des crédits selon votre activité réelle (stockage, transcription, encodage, lectures), et l’abonnement vous en octroie un volume mensuel. La section Crédits est l’endroit à surveiller pour anticiper un dépassement.

L’upgrade ou le downgrade de plan ne se fait pas en self-service : contactez le support Videas pour faire évoluer votre abonnement.

Étape 6 : Personnaliser le lecteur par défaut

La section Lecteurs (ou Préréglages du lecteur) vous permet de définir des défauts visuels qui s’appliquent à tous vos médias :

• Logo dans le lecteur : un logo affiché en haut à droite du lecteur, pour vos vidéos comme vos audios. Hérité par défaut sur tous les espaces, surchargeable dans les paramètres d’un espace particulier.
• Préréglages des options : valeurs par défaut pour autoplay, contrôles, thème (clair / sombre / coloré), etc., utilisées par les nouveaux embeds générés.

C’est l’outil qui vous permet d’imposer une charte unique sur tous vos lecteurs sans avoir à tout reconfigurer espace par espace.

Naviguer entre plusieurs organisations

Si vous appartenez à plusieurs organisations Videas (par exemple, un freelance qui travaille pour deux clients, ou un consultant rattaché à plusieurs structures), vous pouvez basculer entre elles.

• Cliquez sur le commutateur d’organisation en haut à gauche (ou depuis votre avatar)
• La liste des organisations dont vous êtes membre apparaît
• Cliquez sur une autre organisation : Videas bascule dans son contexte (ses espaces, ses membres, son branding)
• Un overlay de transition de moins d’une seconde signale le changement

Chaque organisation est complètement isolée des autres : médias, espaces, membres, factures restent cloisonnés.

Ce qui ne se gère pas ici

Pour éviter les fausses pistes, voici les sujets qui semblent appartenir à l’organisation mais se règlent ailleurs ou ne sont pas encore disponibles.

• Liste / création / suppression des espaces de travail → se fait depuis le drawer des espaces dans la médiathèque, pas depuis les paramètres d’org
• Schémas de métadonnées personnalisées → configurés par l’équipe Videas — contactez le support si vous en avez besoin
• Modération avancée (espaces de pré-validation) → également à activer avec le support, voir Cycle de vie d’un média
• SSO / SAML / vérification de domaine → pas en self-service, contactez le support pour les besoins spécifiques
• Suppression de l’organisation → fonctionnalité administrable côté Videas, contactez le support en cas de besoin

En résumé

• L’organisation est la racine de votre compte Videas : elle porte l’abonnement, les membres, les défauts visuels
• Les paramètres se découpent en plusieurs sections : Compte / Branding, Membres, Rôles, Facturation, Lecteurs
• Un Propriétaire unique + trois rôles système (Admin, Member, Guest) ; les rôles personnalisés se configurent via le support
• Facturation au crédit, pas au quota strict
• Upgrade de plan, suppression d’org, audit log et SSO passent par le support Videas
• Multi-organisation supportée : un utilisateur peut appartenir à plusieurs orgs et basculer en un clic

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