Créer et configurer un espace de travail dans Videas

Nouveau sur Videas ? Commencez par Premiers pas : tour de l’interface.

Sur Videas, votre travail s’articule autour de trois niveaux : votre organisation (votre entreprise ou votre équipe au sens large), un ou plusieurs espaces de travail (vos projets, clients ou périmètres internes) et les médias rangés dans chacun d’eux. Les espaces de travail sont la clé du cloisonnement : chacun a sa médiathèque, ses membres et ses réglages. Ce guide vous accompagne pour créer un espace, le configurer et y inviter votre équipe.

Prérequis

• Un compte Videas rattaché à une organisation
• Le rôle Administrateur ou Propriétaire au sein de l’organisation (les Éditeurs et Lecteurs ne peuvent pas créer d’espace)

Bon à savoir : un compte Videas appartient toujours à au moins une organisation. C’est elle qui paie l’abonnement et regroupe l’ensemble des espaces. Les espaces sont la subdivision de cette organisation, pas une entité indépendante.

Ce que vous allez apprendre

• Comprendre la hiérarchie organisation → espace → média
• Créer un nouvel espace de travail
• Vous repérer dans les paramètres de l’espace
• Inviter vos collaborateurs et leur attribuer un rôle
• Régler les valeurs par défaut héritées par tous les médias de l’espace

Étape 1 : Créer un espace de travail

Dans la barre latérale gauche de Videas, ouvrez le drawer des espaces (sélecteur d’espaces). Vous y voyez la liste de tous les espaces auxquels vous avez accès, avec leur couleur, le nombre de médias et l’espace occupé. En bas (ou en haut selon la version), cliquez sur Créer un espace de travail. Une modale s’ouvre.

Quatre champs vous sont demandés :

• Nom (obligatoire) — par exemple Marketing 2026, Client Acme, Formation interne. C’est ce qui s’affichera partout dans l’interface.
• Description (facultatif) — une phrase pour rappeler le périmètre : Toutes les vidéos produites pour Acme Corp en 2026. Pratique quand vous gérez beaucoup d’espaces.
• Couleur — un sélecteur de couleur. Cette couleur sert de marqueur visuel dans le drawer, sur les vignettes et dans les listes : elle vous aide à repérer un espace en un coup d’œil.
• Confidentialité : Public ou Privé.

Public ou privé : quelle différence ?

• Public : visible et accessible à tous les membres de votre organisation. Idéal pour un espace mutualisé (banque de ressources internes, communication, supports partagés…).
• Privé : seules les personnes que vous invitez explicitement peuvent y accéder. Idéal pour un projet client, un comité de direction, ou un contenu sensible avant publication.

Vous pouvez basculer un espace de public à privé (ou inversement) à tout moment depuis ses paramètres — ce n’est pas un choix définitif.

Validez : votre espace est créé immédiatement et Videas vous y emmène.

Étape 2 : Tour des paramètres de l’espace

Une fois dans votre espace, cliquez sur Paramètres (icône engrenage). La page se découpe en plusieurs onglets, qui regroupent tous les réglages de l’espace.

À retenir : plusieurs réglages affichent une mention “Hérité de l’organisation”. Cela signifie que la valeur vient des paramètres globaux de l’organisation, et qu’elle s’applique automatiquement à votre espace. Vous pouvez surcharger cette valeur uniquement pour cet espace en cliquant sur Personnaliser. Pratique pour, par exemple, mettre un logo lecteur spécifique au nom de votre client sur un espace dédié.

Selon votre offre et la configuration de l’organisation, certains onglets peuvent ne pas apparaître (par exemple, l’onglet Intégrations est masqué si la fonctionnalité n’est pas activée).

Étape 3 : Inviter des collaborateurs

Ouvrez l’onglet Membres. Vous y voyez la liste des personnes ayant accès à l’espace, avec leur rôle, leur date d’arrivée et un statut (Actif ou Invitation en attente si la personne n’a pas encore accepté).

Cliquez sur Inviter un membre. Une modale demande :

• L’adresse e-mail du collaborateur
• Le rôle à lui attribuer

Quatre rôles sont disponibles, du plus aux moins étendu :

• Propriétaire : tous les droits, y compris la suppression de l’espace
• Administrateur : gestion complète des contenus et des membres, sauf la suppression de l’espace
• Éditeur : ajouter, modifier et organiser des médias, sans toucher aux paramètres ni aux membres
• Lecteur : consultation seule (visionner, télécharger si autorisé)

Renvoi : pour le détail des permissions de chaque rôle, lisez Gérer les rôles et permissions et Inviter des collaborateurs dans un espace de travail.

Une invitation par e-mail est envoyée. Tant que la personne n’a pas accepté, son statut reste En attente. Vous pouvez modifier son rôle ou supprimer l’invitation à tout moment.

Étape 4 : Régler les défauts qui se propagent aux médias

L’intérêt d’un espace, au-delà du cloisonnement, c’est qu’il porte des réglages par défaut qui s’appliquent automatiquement à tous les médias qu’il contient. Trois exemples particulièrement utiles à régler dès le départ :

• Logo dans le lecteur (onglet Lecteur) — un logo présent sur toutes les vidéos lues dans le lecteur intégré. Hérité de l’organisation, surchargeable par espace.
• Mode tags en liste fermée (onglet Tags) — interdit la création de nouveaux tags à la volée. Vos collaborateurs ne peuvent utiliser que les tags pré-définis, ce qui évite la prolifération de variantes (marketing, Marketing, mkt, mktg…). À activer dès qu’on est plus de deux.
• Verrou des préréglages d’embed (onglet Intégrations) — empêche les éditeurs de modifier les options du lecteur intégré (autoplay, contrôles, marque…) au cas par cas. Toutes les vidéos sont diffusées avec la même charte.

Conseil : réglez ces défauts avant d’inviter beaucoup de monde. Cela évite d’avoir à corriger après coup une médiathèque déjà bien remplie.

Naviguer entre vos espaces

Le drawer des espaces dans la barre latérale est votre point de bascule entre projets. Il propose :

• Une recherche pour retrouver un espace dans une longue liste
• Une section Épinglés : les espaces fréquents que vous avez marqués (épingle) restent en haut
• Une section Tous les espaces par ordre alphabétique
• Pour chaque espace : sa couleur, le nombre de médias et le stockage utilisé
• Un bouton Vue d’ensemble (apparaît si vous avez plusieurs espaces) qui agrège les médias de tous vos espaces dans une seule liste

Pour épingler un espace, ouvrez son menu contextuel (clic droit ou bouton …) et choisissez Épingler.

Stockage et facturation

Sur la fiche de votre espace ou dans le tableau de bord de l’organisation, vous voyez deux indicateurs :

• Nombre d’heures de vidéo / audio stockées
• Taille totale des fichiers (en Go ou To)

Videas fonctionne au crédit : il n’y a pas de quota strict qui bloque l’import au-delà d’un seuil. La facturation est calculée à partir de la consommation réelle (stockage, transcription, encodage, lectures). Vous pouvez donc créer autant d’espaces que nécessaire — ce qui compte, c’est le volume global de votre organisation.

Supprimer un espace de travail

Si un projet est terminé ou un espace inutile, vous pouvez le supprimer depuis l’onglet Général > section Zone dangereuse. Une modale demande de saisir le nom exact de l’espace pour confirmer (les médias et les statistiques associés sont également supprimés ou archivés selon votre offre).

Attention : la suppression est irréversible. Si vous avez un doute, exportez d’abord les données via l’onglet Export, ou archivez les médias importants dans un autre espace.

En résumé

• La hiérarchie Videas est Organisation → Espace de travail → Médias
• Un espace se crée en une seule étape : nom, description, couleur, public ou privé
• Les paramètres se découpent en plusieurs onglets : Général, Membres, Lecteur, Tags, Intégrations, Export
• Plusieurs réglages sont hérités de l’organisation et surchargeables au niveau de l’espace
• Quatre rôles : Propriétaire, Administrateur, Éditeur, Lecteur
• Pas de quota strict : facturation au crédit basée sur la consommation réelle

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