Gérer les rôles et permissions dans Videas

Nouveau sur Videas ? Commencez par Premiers pas : tour de l’interface.

Qui peut importer une vidéo ? Qui peut publier sur une chaîne ? Qui peut inviter un nouveau collaborateur ou consulter la facturation ? Videas répond à ces questions avec un système de rôles + permissions, conçu pour vous laisser cadrer finement les accès sans pour autant rendre l’administration laborieuse. Ce guide fait le tour de ce qui existe, de ce que chaque rôle peut faire, et des bonnes pratiques pour bâtir une grille d’accès qui tient la route.

Prérequis

• Un compte Videas avec une organisation active
• Pour modifier le rôle d’un membre : être Admin sur l’espace concerné, ou Propriétaire de l’organisation

Ce que vous allez apprendre

• Comprendre la différence entre Propriétaire, rôles système et rôles personnalisés
• Connaître les permissions associées à chaque rôle
• Distinguer les permissions au niveau organisation et au niveau espace
• Attribuer le bon rôle à chaque collaborateur
• Savoir où aller pour faire évoluer la grille de rôles

Le Propriétaire

C’est la personne qui a créé l’organisation, ou à qui la propriété a été transférée par la suite. Il y en a un seul par organisation. Le Propriétaire dispose de tous les droits, sans exception :

• Gérer les paramètres de l’organisation (identité, branding, langue…)
• Inviter, retirer et changer le rôle de n’importe quel membre
• Accéder à la facturation, modifier l’abonnement, télécharger les factures
• Créer, configurer et supprimer les espaces de travail
• Demander la suppression de l’organisation

Le Propriétaire est protégé : on ne peut pas le retirer de l’organisation, et il n’apparaît pas comme un “rôle” assignable dans la liste des rôles. Il est défini en dur sur l’organisation elle-même. Pour transférer la propriété à un autre utilisateur, contactez le support Videas.

Les trois rôles système

À la création de votre organisation, Videas crée automatiquement trois rôles système que vous retrouverez dans tous les écrans d’attribution. Ils ne peuvent être ni supprimés, ni renommés, ni vidés de leurs permissions par défaut.

Admin

Le rôle le plus élevé après le Propriétaire. Un Admin peut :

• Gérer les paramètres de l’espace (équipe, embed, tags, publicité…)
• Inviter de nouveaux membres et modifier leur rôle
• Créer, modifier, supprimer du contenu sans restriction
• Modérer le contenu (validation, dépublication)
• Voir les statistiques avancées
• Exporter les données

Toutes les permissions de niveau espace sont activées d’office pour ce rôle. Au niveau organisation, l’Admin peut gérer les membres et les paramètres, mais pas la facturation (qui reste au Propriétaire).

Member

Le rôle par défaut attribué à un nouveau collaborateur quand vous l’invitez sans spécifier de rôle. Un Member peut :

• Voir tous les espaces auxquels il a été invité
• Créer et modifier du contenu (médias, collections, dossiers)
• Partager les contenus
• Utiliser la corbeille (mettre à la poubelle, restaurer)
• Inviter d’autres membres dans son espace

Il ne peut pas : modérer le contenu, supprimer définitivement, voir les statistiques avancées, ni accéder à la facturation.

Guest

Le rôle minimal, pour les comptes externes ou de consultation ponctuelle. Un Guest peut :

• Voir les espaces publics et le contenu auquel il a accès

Il ne peut pas : créer, modifier, partager, ni inviter qui que ce soit. C’est un accès “regarder seulement”.

Note sur les libellés : ces rôles portent leurs noms anglais d’origine en base (Admin, Member, Guest). Selon les écrans de l’interface, vous pouvez les voir partiellement traduits (par exemple Membre, Lecteur) — l’identité du rôle reste la même.

Les rôles personnalisés

Si les trois rôles système ne couvrent pas votre organisation — par exemple, vous avez besoin d’un Rédacteur en chef qui peut publier mais pas supprimer, ou d’un Analyste qui voit les statistiques sans toucher au contenu — Videas peut créer des rôles personnalisés pour vous, avec un sous-ensemble précis de permissions.

Ces rôles personnalisés :

• Portent un nom et une description que vous choisissez
• Cochent une combinaison libre de permissions parmi celles listées plus bas
• Apparaissent dans les mêmes écrans que les rôles système, à côté de Admin / Member / Guest
• Peuvent être désignés comme rôle par défaut à la place de Member (les nouveaux membres seront alors créés avec ce rôle)

La configuration des rôles personnalisés se fait par l’équipe Videas — contactez le support pour préparer la grille de rôles dont vous avez besoin. Préparez votre demande en listant les besoins métier (qui doit faire quoi) plutôt que les permissions techniques : l’équipe support s’occupe de la traduction.

La liste des permissions

Une permission est une autorisation atomique : “créer un média”, “voir les statistiques”, “inviter un membre”. Un rôle est une collection de permissions. Voici les permissions disponibles, regroupées par scope.

Permissions au niveau organisation

Ces permissions concernent l’organisation dans son ensemble.

* Seul le Propriétaire dispose de la permission de gestion de la facturation.

Permissions au niveau espace de travail

Ces permissions s’évaluent par espace, et un même utilisateur peut avoir un rôle différent dans deux espaces différents (voir plus bas).

À retenir : pour une fonctionnalité donnée, c’est toujours la permission qui est vérifiée — pas le rôle directement. C’est ce qui permet aux rôles personnalisés de redistribuer librement les cartes (par exemple, un Validateur peut très bien avoir Modérer sans avoir Supprimer).

Rôle au niveau organisation vs rôle par espace

Videas distingue deux niveaux d’appartenance :

• Au niveau organisation : votre rôle global dans l’entreprise (typiquement Admin ou Member)
• Au niveau de chaque espace de travail : votre rôle spécifique dans cet espace, qui peut être différent

Concrètement, Marie peut être Admin au niveau de l’organisation (donc voit tout, peut inviter, peut gérer la liste générale) tout en étant simplement Member dans l’espace Marketing International, où Paul est l’Admin du quotidien. Cette double granularité permet de déléguer la gestion d’un espace à son responsable métier, sans pour autant lui ouvrir l’ensemble de l’organisation.

Au moment de l’invitation et de la modification du rôle, c’est toujours le rôle dans l’espace concerné qui est demandé. Les rôles au niveau organisation s’attribuent au moment de l’arrivée d’une personne dans l’organisation et sont gérés par le Propriétaire ou les Admins.

Bonnes pratiques

Principe du moindre privilège

Donnez à chaque collaborateur le rôle minimum dont il a besoin pour faire son travail. Trop de Admin éparpillés, c’est trop de risque d’erreur (suppression accidentelle, modification involontaire de paramètres). Member couvre la grande majorité des cas.

Limiter les Admin

Visez un ou deux Admin par espace, pas davantage. Au niveau organisation, gardez un cercle restreint d’Admin (le Propriétaire + une à deux personnes de confiance), et utilisez les Admin d’espace pour la délégation locale.

Aligner sur le workflow

• Créateurs de contenu (graphistes, monteurs, communicants) → Member
• Validateurs / responsables éditoriaux (publication, modération) → Admin de l’espace, ou rôle personnalisé Validateur
• Consultants externes ou observateurs (clients, sous-traitants en lecture) → Guest, ou un rôle personnalisé encore plus limité
• Administrateurs IT / responsables d’organisation → Admin org

Documenter

Tenez à jour, quelque part dans votre wiki interne, qui a quel rôle et pourquoi. C’est précieux quand un membre quitte l’équipe, ou pour faire un audit annuel des accès.

Modifier le rôle d’un membre

Pour changer le rôle d’un collaborateur dans un espace :

1. Ouvrez l’espace concerné
2. Allez dans Paramètres > Équipe
3. Trouvez le membre dans la liste (ou utilisez la recherche)
4. Cliquez sur le rôle actuel : un sélecteur s’ouvre avec les rôles disponibles pour cet espace
5. Choisissez le nouveau rôle et validez

Le changement est immédiat : à la prochaine action du membre, ses permissions seront recalculées.

Renvoi : pour la procédure complète d’invitation, de relance et de gestion d’équipe, voir Inviter des collaborateurs dans un espace de travail.

En résumé

• Un Propriétaire unique, défini sur l’organisation et protégé — tous les droits, y compris la facturation
• Trois rôles système automatiquement créés : Admin, Member, Guest
• Les rôles personnalisés se configurent par l’équipe Videas, avec une combinaison libre de permissions
• Les permissions sont scopées : organisation (4 permissions) ou espace (13 permissions)
• Un même utilisateur peut avoir un rôle différent par espace — pratique pour déléguer
• Les changements de rôle se font dans Paramètres > Équipe d’un espace, et sont immédiats
• Appliquez le principe du moindre privilège et limitez le nombre d’Admin

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