Nouveau sur Videas ? Commencez par Premiers pas : tour de l’interface.
Onboarder un nouveau collègue, ouvrir un espace à un client, faire arriver une équipe complète sur un nouveau projet : la modale d’invitation Videas est conçue pour couvrir aussi bien le cas “j’invite Marie qui rejoint l’équipe vidéo” que “je dois faire entrer 25 personnes d’un coup avant la formation de demain”. Ce guide fait le tour de toutes les options disponibles : invitation par e-mail individuelle, par lot, par lien réutilisable, choix du rôle, choix des espaces, suivi et révocation.
Prérequis
- Être Admin sur l’espace de travail concerné, ou Propriétaire de l’organisation (voir Créer votre espace de travail)
- L’espace doit déjà exister (voir Créer et configurer un espace de travail)
Ce que vous allez apprendre
- Ouvrir la modale d’invitation depuis un espace
- Choisir le rôle et les espaces concernés
- Inviter par e-mail (un par un ou en masse)
- Générer et configurer un lien d’invitation réutilisable
- Suivre les invitations en cours
- Modifier le rôle d’un membre déjà invité ou retirer son accès
Étape 1 : Ouvrir la modale d’invitation
Depuis votre espace de travail :
- Cliquez sur Paramètres (icône engrenage)
- Ouvrez l’onglet Équipe
- Cliquez sur le bouton Inviter
Une modale s’ouvre avec trois sections empilées : Rôle et espaces, Lien d’invitation, Inviter par e-mail. Vous pouvez naviguer librement entre les modes — par exemple commencer par paramétrer un lien, puis terminer par quelques invitations e-mail individuelles.
Important : la même modale invite des collaborateurs dans votre organisation ; vous précisez ensuite à quels espaces ils auront accès. Une personne déjà membre de l’organisation peut être ajoutée à un nouvel espace par cette même modale, sans recevoir de nouvel e-mail d’inscription.
Étape 2 : Choisir le rôle et les espaces
La première section, Rôle et espaces, conditionne tout le reste de l’invitation.
- Rôle : choisissez parmi les rôles disponibles dans votre organisation (par défaut Member, ou un rôle personnalisé si l’équipe Videas en a configuré pour vous). Le rôle s’applique aux nouveaux espaces où le collaborateur arrivera.
- Espaces de travail : multi-sélection. Vous pouvez choisir un seul espace (l’actuel), plusieurs, ou tous d’un coup. Pratique quand un nouveau collaborateur doit avoir accès à plusieurs projets simultanément.
Ce duo (rôle, espaces) est mémorisé pour toutes les invitations que vous lancez depuis cette modale — à la fois les e-mails individuels que vous saisirez et le lien d’invitation que vous générerez.
Conseil : pour gérer les nuances (un collaborateur qui doit être Admin sur un espace et Member sur un autre), commencez par l’inviter en Member sur les deux, puis ajustez son rôle individuellement après acceptation. Voir plus bas la section Modifier le rôle.
Étape 3 : Inviter par e-mail
C’est la voie la plus fréquente.
Saisir des e-mails individuellement
Dans la section Inviter par e-mail, tapez une adresse et appuyez sur Entrée. Une “puce” apparaît. Continuez avec d’autres adresses tant que vous voulez. Cliquez sur Envoyer : Videas envoie un e-mail à chaque destinataire, contenant un lien personnel pour rejoindre l’organisation.
Selon la situation du destinataire :
- Il a déjà un compte Videas : il reçoit un e-mail pour accepter ou refuser l’invitation. Une fois acceptée, il rejoint immédiatement l’organisation et les espaces sélectionnés.
- Il n’a pas encore de compte : son e-mail contient un lien d’inscription. À la création de son compte, il rejoint automatiquement l’organisation.
Validité de l’invitation par e-mail : chaque invitation expire automatiquement au bout de 7 jours. Passé ce délai, le lien personnel envoyé n’est plus utilisable et le statut de l’invitation passe à Expirée. Pour relancer un destinataire qui n’a pas répondu à temps, retournez dans la modale d’invitation et renvoyez l’e-mail : une nouvelle invitation est créée avec une nouvelle fenêtre de 7 jours.
Importer une liste d’e-mails
Pour les invitations en masse (équipe entière qui rejoint, classe d’apprenants, panel de testeurs…), cliquez sur Importer dans la section e-mails. Un panneau s’ouvre où vous pouvez coller une liste d’adresses (séparées par virgule, point-virgule, retour à la ligne, ou même formatage type Nom <[email protected]>). Videas extrait les e-mails valides et les ajoute aux puces existantes.
Gestion des doublons et erreurs
Au moment de l’envoi, Videas détecte automatiquement deux situations :
- Déjà membre : l’adresse correspond à un membre existant. Une alerte jaune liste ces adresses, et l’invitation pour elles n’est pas réenvoyée.
- Échec d’envoi : une alerte rouge liste les adresses pour lesquelles l’envoi a échoué (typiquement adresse mal formée passée entre les mailles, ou problème côté SMTP).
Les invitations valides restantes sont, elles, bien envoyées. Vous pouvez réessayer ou corriger les adresses problématiques sans tout recommencer.
Étape 4 : Le lien d’invitation réutilisable
Quand vous savez qu’un grand nombre de personnes va rejoindre — sans pouvoir lister leurs e-mails à l’avance — le lien d’invitation est l’outil idéal. Il s’utilise à volonté, peut être partagé sur Slack, Teams, par e-mail, par QR code, etc.
Créer un lien
Dans la section Lien d’invitation de la modale, cliquez sur Générer un lien. Videas crée un lien associé au rôle et aux espaces que vous avez sélectionnés à l’étape 2. Cliquez sur Copier le lien pour l’enregistrer dans votre presse-papier.
Configurer le lien
Cliquez sur Paramètres (en bas de la modale, ou dans la section lien) pour ouvrir le panneau de configuration. Vous pouvez régler :
- Nom du lien : utile pour s’y retrouver quand vous en avez plusieurs (
Onboarding Q2,Stagiaires,Workshop client X…) - Nombre max d’utilisations : le lien expire automatiquement après ce nombre de inscriptions / acceptations. Laissez vide pour un lien illimité.
- Durée de validité : nombre de jours avant expiration. Recommandé pour les liens temporaires (par exemple un workshop d’une semaine).
Toute modification s’applique immédiatement.
Désactiver ou réactiver un lien
Vous pouvez désactiver un lien à tout moment depuis l’historique (voir étape suivante). Une fois désactivé, le lien retourne une page d’erreur s’il est utilisé. Vous pouvez le réactiver par la suite si besoin.
Bonne pratique : créez un nouveau lien par cohorte ou par occasion, plutôt que de réutiliser un lien éternel. C’est plus traçable, plus facile à révoquer en cas de partage non voulu, et ça vous donne un compteur clair de qui a rejoint via quel canal.
Étape 5 : Suivre et gérer les invitations
Liens créés : panneau Historique
Dans la modale d’invitation, cliquez sur la carte Historique des invitations. Un panneau liste tous les liens créés pour cette organisation, avec leur état (actif / inactif), leur compteur d’utilisations, leur date de création, leur date d’expiration éventuelle. Pour chaque lien, vous pouvez copier, désactiver ou réactiver. C’est la console centrale pour piloter vos liens en cours.
Membres et invitations en attente
Dans Paramètres > Équipe d’un espace, la liste affiche tous les membres avec leur statut :
- Actif : le membre a accepté son invitation et est opérationnel
- En attente : l’invitation est envoyée mais pas encore acceptée
- Expirée : la fenêtre de 7 jours s’est écoulée sans acceptation (l’ancien lien e-mail n’est plus valide)
Pour les membres en attente ou expirés, vous pouvez annuler l’invitation (en passant par l’action de retrait — voir plus bas) ou renvoyer une invitation, ce qui crée un nouvel envoi avec une fenêtre de 7 jours fraîche.
Modifier le rôle d’un membre
Depuis Paramètres > Équipe :
- Trouvez le membre dans la liste
- Cliquez sur son rôle actuel : un sélecteur s’ouvre
- Choisissez le nouveau rôle parmi ceux disponibles
- Validez
Le changement est immédiat : à la prochaine action du membre, ses permissions reflètent le nouveau rôle.
Renvoi : pour la grille complète des permissions par rôle et la stratégie d’attribution, voir Gérer les rôles et permissions.
Retirer un membre de l’espace
Depuis Paramètres > Équipe :
- Trouvez le membre
- Cliquez sur l’action Retirer (icône poubelle ou menu trois points)
- Confirmez
Le membre perd l’accès à l’espace immédiatement. S’il est encore membre d’autres espaces de l’organisation, il les conserve. S’il n’est plus dans aucun espace, son appartenance à l’organisation reste active mais il n’a plus de contenu visible — vous pouvez le retirer aussi de l’organisation depuis la vue d’ensemble.
Garde-fous :
- Vous ne pouvez pas vous retirer vous-même d’un espace dont vous êtes Admin (pour éviter qu’un espace se retrouve sans Admin)
- Vous ne pouvez pas retirer le Propriétaire de l’organisation
- Pour les invitations en attente, l’action Retirer annule l’invitation (le lien personnel devient invalide)
Bonnes pratiques
Quand préférer l’e-mail individuel
- Vous connaissez les adresses précises
- Vous voulez personnaliser le moment de l’invitation (au moment où la personne arrive vraiment)
- Vous avez besoin d’une trace claire dans la liste des membres dès l’envoi
Quand préférer le lien
- Vous attendez plus de 10 personnes dont vous n’avez pas la liste e-mail à l’avance
- Vous voulez partager via Slack / Teams / un QR code
- Vous gérez une cohorte (formation, workshop, équipe qui s’agrandit progressivement)
- Vous voulez limiter dans le temps ou par nombre d’utilisations sans gérer chaque invitation individuellement
Hygiène d’accès
- Faites un audit annuel : retirez les membres qui n’ont plus de raison d’avoir accès
- Désactivez les liens d’invitation après usage (ne laissez pas un lien d’onboarding actif éternellement)
- Donnez le rôle minimum nécessaire à chaque collaborateur — voir Gérer les rôles et permissions
En résumé
- L’invitation se fait depuis Paramètres > Équipe d’un espace, bouton Inviter
- Vous pilotez rôle + espaces au début, puis vous choisissez e-mails ou lien
- L’e-mail accepte les invitations en masse (saisie ou import par collage)
- Le lien réutilisable se configure (nom, max d’utilisations, durée) et se révoque depuis l’historique
- Le statut (Actif / En attente) suit l’invitation jusqu’à acceptation
- Modifier un rôle ou retirer un membre se font sur la même page, avec des garde-fous (pas de retrait du Propriétaire ou de soi-même)