Organiser ses médias dans Videas : dossiers, collections et tags

Au-delà de quelques dizaines de médias, une médiathèque doit être structurée pour rester utilisable. Videas propose trois outils complémentaires — dossiers, collections et tags — auxquels s’ajoutent les filtres, les recherches sauvegardées et les actions groupées pour retrouver et traiter vos contenus en quelques clics.

Ce guide vous montre comment combiner tous ces leviers pour garder une médiathèque claire, même avec des centaines (ou milliers) de fichiers.

Prérequis

• Un espace de travail Videas avec quelques médias importés
• Le rôle Membre ou Administrateur (les visiteurs ne peuvent pas créer de dossiers ni gérer les tags)

Ce que vous allez apprendre

• Choisir entre dossier, collection et tag selon le besoin
• Créer une arborescence de dossiers et y déplacer des médias
• Utiliser les collections manuelles et les collections intelligentes
• Gérer les tags (libres ou liste fermée)
• Retrouver vos médias avec les filtres, le tri, les vues et les recherches sauvegardées
• Agir sur plusieurs médias en même temps (sélection multiple)

Trois outils, trois usages complémentaires

Bon à savoir : ces trois outils ne sont pas exclusifs — au contraire, ils se complètent. Une vidéo peut très bien être rangée dans le dossier 2026 / Q1 / Lancement produit, faire partie de la collection Best of 2026 et porter les tags fr, interview, publié.

Les dossiers : votre arborescence

Les dossiers fonctionnent comme sur votre ordinateur : ils créent une arborescence hiérarchique. Chaque média n’est rangé que dans un seul dossier à la fois — exactement comme un fichier sur un disque dur.

Créer un dossier

Depuis la médiathèque, cliquez sur + Créer un dossier dans la barre supérieure (ou dans le menu de création), puis renseignez le Nom du dossier. Le dossier est créé à la racine de l’espace de travail courant.

Créer des sous-dossiers

Pour structurer plus finement, ouvrez d’abord le dossier parent dans lequel vous voulez créer un sous-dossier, puis cliquez à nouveau sur + Créer un dossier. Videas ne fixe pas de limite de profondeur — vous pouvez imbriquer autant de niveaux que nécessaire.

Conseil : ne descendez pas en dessous de 3-4 niveaux d’imbrication, sous peine de devoir cliquer trop longtemps pour atteindre un fichier. Une arborescence trop profonde devient vite contre-productive.

Déplacer un média dans un dossier

Trois méthodes au choix :

1. Glisser-déposer : faites glisser un média (ou plusieurs sélectionnés) directement sur le dossier cible
2. Menu contextuel : clic droit (ou bouton ⋯) sur un média → Déplacer → choisir le dossier de destination
3. Sélection multiple : sélectionnez plusieurs médias puis cliquez sur Déplacer dans la barre d’actions du bas

Bonnes pratiques pour les dossiers

• Une logique stable : par projet, par client, par année, par département — choisissez et tenez-vous-y
• Un nommage cohérent : préfixe par date (2026-04 - Lancement produit) ou par client (ACME - Webinaires) facilite le tri visuel
• Pas trop de doublons logiques : si vous hésitez entre deux dossiers pour ranger un fichier, c’est probablement qu’il faut une collection ou un tag plutôt qu’un dossier supplémentaire

Les collections : regrouper sans déplacer

Une collection regroupe des médias sans changer leur emplacement. Un même média peut faire partie de plusieurs collections simultanément. C’est l’outil parfait pour préparer une sélection thématique, une playlist destinée à la diffusion, ou un parcours de formation.

Les collections sont elles-mêmes des assets dans la médiathèque (avec leur propre fiche, leur image de couverture, leur description et leurs statistiques).

Deux types de collections

Au moment de créer une collection, Videas vous demande de choisir entre deux modes de remplissage :

Créer une collection

1. Cliquez sur + Créer une collection dans la médiathèque
2. Saisissez le Nom de la collection
3. Choisissez le Type de collection : Vidéo, Audio, Image ou Document — une collection ne mélange pas les types, ce qui la rend cohérente côté lecteur
4. Choisissez le mode Manuel ou Intelligent
5. Validez

Collections intelligentes : les règles disponibles

Pour une collection intelligente, vous définissez les règles de remplissage :

• Inclure ou exclure certains tags
• Correspondance : tous les tags doivent correspondre, ou au moins un
• Type d’asset (vidéo, audio, image, document)
• Nombre maximum d’éléments dans la collection
• Ordre de tri : plus récent, plus ancien, par nom, par durée

Toute nouvelle vidéo qui correspond aux règles est ajoutée automatiquement — vous n’avez plus rien à faire.

Ajouter manuellement un média à une collection

• Depuis la fiche d’un média : menu ⋯ → Ajouter à une collection
• Depuis la collection elle-même (mode manuel) : bouton Ajouter des éléments puis sélection multiple, dossiers entiers acceptés

Image de couverture et diffusion

Chaque collection a une image de couverture : Videas la génère automatiquement à partir des éléments inclus, ou vous pouvez la forcer sur un élément précis (par exemple la vidéo d’introduction).

Une collection peut être diffusée sur une chaîne comme n’importe quel autre média (menu ⋯ → Ajouter à une chaîne). Côté visiteur, elle s’affiche comme une playlist navigable.

Conseil : utilisez les collections intelligentes pour vos contenus récurrents (toutes les conférences d’une saison, tous les épisodes d’un podcast) et les collections manuelles pour vos sélections curatées (best-of, parcours de formation ordonné).

Les tags : un classement transversal

Les tags sont des étiquettes que vous attribuez à vos médias pour les filtrer et les retrouver. Un média peut porter autant de tags que nécessaire, et le même tag peut être posé sur n’importe quel type d’asset.

Mode libre vs liste fermée

Un administrateur peut configurer les tags de votre workspace en mode liste fermée : dans ce cas, les utilisateurs ne peuvent appliquer que les tags pré-définis, sans pouvoir en créer de nouveaux à la volée. Le réglage se trouve dans Paramètres du workspace > Tags > Restreindre aux tags existants.

Conseil : sur une médiathèque qui grandit (au-delà d’une centaine de médias) ou qui implique plusieurs contributeurs, basculez en liste fermée pour éviter le bazar. Vous pouvez toujours ajouter de nouveaux tags depuis les paramètres.

Appliquer des tags

Sur la fiche d’un média (onglet Aperçu → champ Tags), commencez à taper : Videas propose une autocomplétion. Cliquez pour ajouter, croix pour retirer.

Gérer les tags globalement

Pour renommer, supprimer ou consolider des tags à l’échelle de l’organisation, allez dans Paramètres de l’organisation → Vue d’ensemble des tags. Vous y voyez la liste complète, le nombre de médias associés à chaque tag, et vous pouvez agir dessus.

Bonnes pratiques pour les tags

• Une convention claire : par exemple langue, type de contenu, audience, statut — toujours en minuscules, sans accent, séparateurs uniformes
• Pas trop de tags par média : 3 à 6 tags pertinents valent mieux que 15 tags vagues
• Distinguer tag et dossier : si une étiquette définit l’emplacement physique d’un média, c’est un dossier ; si elle décrit une propriété transverse, c’est un tag

Retrouver un média rapidement

Avec des dizaines ou centaines de médias, l’arborescence ne suffit plus. La médiathèque dispose d’un système de recherche complet.

La barre de recherche

En haut de la médiathèque, tapez n’importe quel mot — Videas cherche dans les titres, descriptions et transcriptions (sous-titres). Pratique pour retrouver “ce passage où le client parle de…”.

Les filtres

Le bouton Filtres ouvre un panneau latéral avec :

• Type d’asset : Vidéo, Audio, Image, Document, Archive
• Statut : En traitement, Prêt, En erreur, Archivé…
• Tags : multi-sélection
• Sous-titres : tous, avec, sans
• Visibilité : visibles uniquement, contenus sensibles uniquement
• Type de collection : pour filtrer parmi les collections

Plusieurs filtres se combinent — vous pouvez par exemple lister “toutes les vidéos prêtes, avec sous-titres, taguées formation”.

Tri et vue

À droite de la barre, vous pouvez :

• Trier par nom, date d’ajout, date de modification, taille ou durée
• Basculer entre la vue grille (vignettes) et la vue liste (tableau plus dense, idéal pour les grosses médiathèques)

Recherches sauvegardées

Une fois que vous avez configuré une recherche utile (par exemple : vidéos en français, taguées podcast, créées en 2026), cliquez sur Enregistrer la recherche pour la retrouver d’un clic dans le panneau Recherches sauvegardées. Vous pouvez la renommer ou la supprimer plus tard.

Conseil : créez une recherche sauvegardée par “tâche récurrente” — par exemple À publier (filtre statut + tag), À sous-titrer (filtre sans sous-titres), Brouillons (filtre visibilité). C’est un gain de temps massif au quotidien.

Travailler sur plusieurs médias en même temps

Pour les opérations en lot, Videas propose une sélection multiple :

• Cochez les médias un à un
• Ou utilisez la sélection rectangulaire : cliquez-glissez sur le fond de la médiathèque pour sélectionner plusieurs vignettes d’un coup
• Ou cliquez sur Tout sélectionner dans la barre du haut

Une barre d’actions apparaît alors en bas de l’écran avec le nombre d’éléments sélectionnés. Trois actions groupées sont disponibles :

• Déplacer vers un dossier
• Partager (génération d’un lien commun)
• Supprimer (envoi vers la corbeille)

Cliquez sur Annuler ou sur la case à cocher pour quitter le mode sélection. Pour le détail complet, voir Effectuer des opérations groupées sur vos médias.

Trois scénarios concrets

Scénario 1 — Agence multi-clients : Studio XYZ

Studio XYZ classe ses médias par client (dossier de premier niveau : Acme Corp, Globex, Initech), puis par projet (sous-dossiers Lancement Q1 2026, Webinar mensuel…). Les tags transverses servent à marquer le statut (brouillon, validé client, livré) et le canal (linkedin, youtube). Une recherche sauvegardée À livrer cette semaine combine le tag validé client et un filtre de date.

Scénario 2 — Catalogue de formation : Acme Academy

Acme Academy organise ses 200 modules par cursus (dossiers Onboarding, Sécurité, Management). Une collection intelligente Modules débutants regroupe automatiquement tous les médias tagués niveau-1, peu importe leur cursus. Une collection manuelle Parcours nouveau manager propose une playlist ordonnée de 8 modules transversaux, diffusée en page d’accueil de la chaîne interne.

Scénario 3 — Podcast hebdomadaire

Chaque épisode est rangé dans un dossier Podcast / Saison 5. Une collection intelligente Tous les épisodes du podcast est alimentée par le tag podcast, triée par date décroissante, et diffusée sur la chaîne publique. Le dernier épisode apparaît automatiquement en haut de la liste, sans intervention.

En résumé

• Dossiers = arborescence (un emplacement par média), idéal pour ranger par projet, client ou année
• Collections = regroupements transverses, manuelles (sélection figée) ou intelligentes (auto-alimentées par règles)
• Tags = étiquettes transverses, en mode libre ou liste fermée, gérées globalement dans les paramètres
• Les filtres et les recherches sauvegardées transforment la médiathèque en moteur de recherche puissant
• La sélection multiple permet de déplacer, partager ou supprimer plusieurs médias d’un coup
• Les trois outils se combinent : un même média peut être dans un dossier, plusieurs collections et porter plusieurs tags

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