Nouveau sur Videas ? Commencez par Premiers pas : tour de l’interface.
Reporting trimestriel, audit de catalogue, préparation d’une migration, archivage hors plateforme, alimentation d’un outil métier : il y a mille raisons de vouloir extraire les métadonnées de votre espace de travail Videas vers un fichier exploitable. L’onglet Export des paramètres d’espace fournit une interface complète pour le faire : filtres, choix des colonnes, formats CSV ou Excel, et préréglages pour les exports récurrents. Ce guide vous accompagne pas à pas.
Ce qui est exporté (et ce qui ne l’est pas)
Avant de commencer, l’essentiel à comprendre :
| ✅ Inclus dans l’export | ❌ NON inclus |
|---|---|
| Métadonnées des médias (nom, description, tags, dates…) | Les fichiers sources (vidéos, audios, PDF, images) |
| Champs personnalisés si votre organisation a configuré des schémas | Les sous-titres / transcriptions |
| Identifiants techniques (UID), durée, taille, propriétaire | Les chapitres |
| État de traitement post-import | L’historique des versions |
| Les commentaires | |
| L’état de publication sur les chaînes |
Important : l’export Videas est un export de métadonnées, pas de contenu. Si vous voulez aussi les fichiers sources, vous devez les télécharger séparément depuis chaque fiche, ou contacter le support pour un export complet.
Prérequis
- Un espace de travail Videas avec des médias (voir Créer votre espace de travail)
- Le rôle Administrateur ou Propriétaire sur l’espace (l’export est restreint par permission)
Ce que vous allez apprendre
- Ouvrir l’outil d’export depuis les paramètres de l’espace
- Définir le périmètre des médias à exporter (date, type, nom)
- Choisir les colonnes standard et personnalisées
- Choisir entre CSV et Excel
- Comprendre le comportement synchrone / asynchrone selon le volume
- Sauvegarder une configuration d’export en préréglage
Étape 1 : Ouvrir l’outil d’export
Depuis votre espace de travail :
- Cliquez sur Paramètres (icône engrenage)
- Ouvrez l’onglet Export
L’interface s’organise en plusieurs sections empilées : Préréglages, Format, Périmètre, Champs, et un bouton final Exporter.
Étape 2 : Définir le périmètre des médias
C’est la section Filtres. Tous les filtres sont optionnels et se cumulent en logique ET.
- Plage de dates : deux sélecteurs (date de début / date de fin). Les médias créés en dehors de cette plage ne seront pas exportés. Laissez vide pour tout exporter.
- Type d’asset : Vidéo, Audio, Image, Document, Autre. Cochez ce qui vous intéresse.
- Sous-type de collection : Vidéos, Audios, Images, Documents. Pour cibler un type précis de collection.
- Recherche par nom : un champ texte qui filtre les médias dont le nom contient la chaîne saisie (insensible à la casse).
- Fichiers liés : trois options — Tous les médias, Uniquement les médias avec fichiers liés, Exclure les fichiers liés. Pratique pour ne pas exporter les pièces jointes seules.
Bandeau de comptage en temps réel : au-dessus du bouton Exporter, un compteur indique le nombre exact d’assets correspondant à vos filtres. Il se rafraîchit à chaque modification — vous savez immédiatement si votre filtre est trop large ou trop étroit avant de lancer.
Étape 3 : Choisir les colonnes
La section Champs liste tout ce qui peut figurer dans le fichier exporté. Les champs sont regroupés en deux blocs.
Champs standard
Disponibles sur tous les médias, par exemple :
- Identification : identifiant unique, nom, slug, type
- Description : description, extrait
- Dates : créé le, mis à jour le, dernière consultation, expire le
- Localisation : espace, organisation, dossier parent
- Propriétaire : identifiant et e-mail du propriétaire
- Tags : liste de tags (séparés par des virgules)
- Caractéristiques techniques : durée, taille totale, langue, état de traitement, progression du traitement
- Droits : type de licence, copyright, référence externe
Cochez ce dont vous avez besoin. Les boutons Tout sélectionner / Tout désélectionner permettent d’agir en une fois.
Champs personnalisés
Si votre organisation a configuré des schémas de métadonnées personnalisées (par exemple un schéma “Formation” avec des champs Niveau, Code module, Public cible), ces champs apparaissent dans cette section, regroupés par schéma. Cochez ceux à inclure.
Note : si aucun schéma n’a été configuré, cette section est vide ou absente. La configuration des schémas se fait par l’équipe Videas — contactez le support pour préparer les champs dont vous avez besoin.
Étape 4 : Choisir le format
Deux options exclusives :
- CSV : fichier texte UTF-8, séparé par des virgules. Léger, ouvrable partout (Excel, Google Sheets, Numbers, scripts Python ou R, base de données).
- Excel (XLSX) : fichier tableur avec entête mise en forme (fond bleu, texte blanc, gras), largeurs de colonnes ajustées et descriptions des champs en commentaires de cellule (au survol). Plus joli pour partager à un collègue, mais plus lourd.
Conseil : pour un import dans un autre outil ou un script, choisissez CSV. Pour un partage à un humain qui va consulter le fichier, choisissez Excel.
Étape 5 : Lancer l’export
Cliquez sur Exporter. Deux comportements possibles selon le volume.
Moins de 1 000 médias : export immédiat
Videas génère le fichier directement et le téléchargement se déclenche immédiatement dans votre navigateur. Le nom du fichier inclut un horodatage : par exemple assets_export_<organisation>_20260428_143215.csv.
Pas d’attente, pas d’e-mail, pas de lien à conserver.
À partir de 1 000 médias : export en arrière-plan + e-mail
Au-delà du seuil, l’export passe en traitement asynchrone — le navigateur ne reste pas bloqué :
- Videas vous notifie que la tâche est lancée
- Le serveur traite l’extraction en arrière-plan (parfois plusieurs minutes selon le volume)
- Quand le fichier est prêt, un e-mail vous est envoyé à l’adresse de votre compte, avec un lien de téléchargement
- Le lien est valable 7 jours, après quoi il expire
Bandeau d’avertissement : dès que vos filtres remontent plus de 1 000 médias, l’interface affiche un message qui vous prévient que l’export passera en mode asynchrone — pas de surprise.
Réutiliser une configuration : les préréglages
Si vous lancez le même type d’export régulièrement (export mensuel des nouvelles vidéos, audit annuel du catalogue formation…), inutile de tout reconfigurer à chaque fois.
- Configurez vos filtres, format et colonnes
- Cliquez sur Enregistrer comme préréglage
- Donnez-lui un nom (
Export mensuel - Marketing,Audit annuel, …) - Le préréglage apparaît en haut de la page sous forme de chip
À tout moment :
- Cliquez sur un chip pour charger la configuration sauvegardée
- Survolez et cliquez sur l’icône d’édition pour renommer
- Cliquez sur la croix pour supprimer
Les préréglages peuvent être visibles uniquement dans cet espace ou partagés au niveau de l’organisation — pratique pour qu’une équipe centrale standardise les exports utilisés à plusieurs endroits.
Limites à connaître
- Métadonnées seules : pas d’export des fichiers vidéo, audio ou des PDF. Les sources se téléchargent une à une depuis chaque fiche.
- Pas de ré-import : le format n’est pas conçu pour réimporter dans un autre espace ou une autre instance Videas. Vous pouvez bien sûr réutiliser les données ailleurs (script, autre outil) en réalisant le mapping vous-même.
- Pas d’historique des exports dans l’interface. Si vous lancez plusieurs exports, vous ne pourrez pas y revenir : pensez à conserver le fichier dès qu’il est généré, ou à utiliser les préréglages pour ré-exporter quand besoin.
- Lien asynchrone valable 7 jours : récupérez le fichier sous une semaine, sinon il faudra relancer l’export.
- Pas un export GDPR de données personnelles : cet outil exporte les métadonnées d’assets. Pour une demande RGPD sur les données d’un utilisateur (profil, activité…), contactez le support Videas.
- Volume très élevé : sur des espaces de centaines de milliers de médias, l’export asynchrone peut atteindre la limite de temps interne (environ 10 minutes par tâche). Dans ce cas, segmentez par filtre de date pour faire plusieurs exports successifs.
En résumé
- L’export Videas est un export de métadonnées (CSV ou Excel), pas des fichiers sources
- L’outil vit dans Paramètres de l’espace > Export et s’adresse aux Administrateurs
- Vous filtrez par date, type, sous-type, nom, fichiers liés et un compteur affiche le nombre de médias en temps réel
- Vous choisissez les colonnes standard et personnalisées
- En dessous de 1 000 médias : téléchargement immédiat ; au-delà : envoi par e-mail (lien valable 7 jours)
- Les préréglages sauvegardent vos configurations récurrentes
- Pas de ré-import, pas d’historique d’export, pas un export GDPR personnel