Gérer les utilisateurs de votre chaîne

Nouveau sur Videas ? Commencez par Premiers pas : tour de l’interface.

Activer l’authentification sur votre chaîne (voir Configurer l’authentification et l’inscription) ouvre la voie à une gestion fine des utilisateurs : qui peut entrer, qui voit quoi, qui paye, qui est expiré. Videas regroupe tout cela dans la section Utilisateurs & Groupes de votre chaîne, avec une fiche détaillée par utilisateur (Information, Accès, Statistiques) et des actions à la fois pour l’admin (inviter, désactiver, supprimer, réinitialiser le mot de passe…) et pour gérer le commercial (offrir un abonnement, accorder un accès direct…). Ce guide en fait le tour complet.

Prérequis

• Une chaîne déjà créée (voir Créer votre chaîne vidéo sur Videas) avec l’authentification activée (mode Utilisateurs optionnel ou requis — voir Configurer l’authentification et l’inscription)
• Le rôle Owner ou Admin sur la chaîne

Ce que vous allez apprendre

• Accéder à la liste des utilisateurs et la filtrer
• Créer un lien d’invitation pour faire entrer de nouveaux comptes
• Consulter la fiche détaillée d’un utilisateur (3 onglets : Information / Accès / Statistiques)
• Modifier un utilisateur, désactiver un compte, supprimer un utilisateur
• Gérer ses accès (abonnements, achats, locations, contenus directs)
• Connaître les limites actuelles de la gestion en self-service

Étape 1 : Accéder à la liste des utilisateurs

Depuis votre chaîne, ouvrez la section Utilisateurs & Groupes. Vous arrivez sur la liste de tous les utilisateurs inscrits sur cette chaîne (la base est isolée — un utilisateur d’une autre chaîne n’apparaît pas ici).

Colonnes affichées

Recherche et filtres

• Recherche — saisissez un fragment d’email ou de nom dans la barre de recherche : la liste se filtre en temps réel (avec un léger délai pour ne pas saturer)
• Filtre par statut — toggle entre Actif et Inactif
• Filtre par groupes — sélecteur multi-choix qui ne montre que les utilisateurs membres des groupes choisis

Astuce : sur une chaîne très active, créez le réflexe de filtrer par Inscription en attente une fois par semaine pour traiter les comptes qui n’ont pas encore activé leur invitation. Sinon, ils traînent indéfiniment.

Étape 2 : Inviter de nouveaux utilisateurs

Cliquez sur le bouton Inviter (en haut à droite). Une modale Inviter des utilisateurs s’ouvre — « Créez un lien d’invitation à partager avec les utilisateurs ».

Paramètres du lien d’invitation

• Nom — libellé interne pour identifier ce lien dans vos archives (par exemple « Invitation cohorte mars », « Webinar 15/04 »)
• Description — note optionnelle pour vous-même
• Nombre maximum d’utilisations — combien de personnes peuvent utiliser ce lien (laissez 0 pour illimité, ou fixez un nombre pour limiter)
• Expire dans — nombre de jours avant que le lien ne devienne caduc

Cliquez sur Créer. Le lien est généré ; vous le copiez et le diffusez à votre audience par email, dans une plateforme de formation, sur un Slack interne…

Comment ça marche pour le destinataire

1. La personne ouvre votre lien
2. Elle arrive sur la page d’inscription pré-rattachée à votre chaîne
3. Elle saisit son email, son nom, choisit son mot de passe
4. Son compte devient immédiatement actif (pas de validation manuelle)
5. Elle est redirigée vers votre chaîne

Bon à savoir : Videas n’envoie pas automatiquement le lien d’invitation par email à votre place. Vous devez le diffuser vous-même via le canal de votre choix. C’est une contrainte (pas d’invite par email automatique) mais aussi un avantage : vous gardez la maîtrise du contexte et du ton.

Inviter en masse

Pour inviter beaucoup de personnes d’un coup, créez un lien à usages multiples (par exemple 200 utilisations, 30 jours d’expiration) et diffusez-le en masse. Tout le monde s’inscrit avec le même lien, sans intervention supplémentaire de votre part.

Limite à connaître : il n’existe pas de fonction d’invite CSV native (importer 500 emails et envoyer 500 invitations personnalisées). Si c’est votre besoin, le contournement consiste à utiliser un lien à usages multiples + votre propre outil de mailing pour envoyer le lien à votre liste.

Étape 3 : Comprendre les statuts utilisateur

Videas affiche les statuts suivants sur la fiche d’un utilisateur (badge en haut) :

Étape 4 : Consulter et modifier la fiche utilisateur

Cliquez sur un utilisateur dans la liste pour ouvrir sa fiche détaillée. Trois onglets sont disponibles : Information, Accès, Statistiques.

Onglet Information

Toutes les informations directes du compte :

• Email — modifiable par l’admin (utile en cas de changement d’adresse de l’utilisateur)
• Nom — modifiable
• Mot de passe — bouton Envoyer un lien de réinitialisation : déclenche un email à l’utilisateur avec un lien pour redéfinir son mot de passe (uniquement disponible si l’utilisateur a déjà un mot de passe défini)
• Newsletter — toggle, si vous gérez une newsletter Videas (voir Configurer les notifications email de votre chaîne)
• Date d’expiration — sélecteur de date + heure pour fixer une fin d’accès au compte (idéal pour des contrats à durée limitée : formation 6 mois, abonnement de courtoisie d’un mois…)
• Groupes — sélecteur multi-choix pour ajouter / retirer des groupes (voir Créer des groupes d’accès pour votre chaîne)
• Métadonnées personnalisées — champs définis au niveau de votre organisation (texte, nombre, date, booléen, choix) pour segmenter votre base utilisateur (entreprise, fonction, formation suivie, code client interne…)

Onglet Accès

Récapitule tout ce à quoi cet utilisateur a accès sur votre chaîne :

• Accès complet — toggle qui donne accès à tout votre catalogue d’un coup (à utiliser avec parcimonie : pour vos collaborateurs, vos VIP, vos testeurs)
• Abonnements — la liste des abonnements actifs (nom de la formule, accès complet ou restreint, nombre de contenus, renouvellement automatique, date de fin). Actions :
• Offrir un abonnement — donne un abonnement complimentaire (gratuit) sans paiement
• Annuler un abonnement — confirmation requise. Pour un abonnement payant, l’annulation est irréversible et un mot de confirmation est demandé
• Achats — historique des achats à l’unité (titre du contenu, montant payé, devise, autorisation de téléchargement, date d’achat)
• Locations — locations en cours (titre, montant, heures restantes, date d’expiration)
• Contenus directs — un tableau des contenus auxquels vous avez directement donné accès à cet utilisateur (en dehors d’un abonnement ou d’un groupe). Actions : révoquer un accès individuellement ou en masse
• Contenus via groupes — vue lecture seule des contenus accessibles à cet utilisateur via ses groupes (pour modifier, agissez sur le groupe correspondant)

Onglet Statistiques

Vue rapide du comportement de l’utilisateur :

• Dernière activité — date de la dernière interaction (connexion, lecture)
• Date d’inscription — confirmation de la date d’arrivée
• Nombre de groupes — combien de groupes auxquels l’utilisateur appartient

Étape 5 : Actions sur un utilisateur

Depuis le menu d’actions d’un utilisateur, plusieurs opérations sont disponibles.

Désactiver / Réactiver

Désactiver suspend le compte : l’utilisateur ne peut plus se connecter, mais ses données et son historique sont conservés. Si vous changez d’avis, Réactiver rétablit immédiatement l’accès.

Supprimer

Suppression définitive du compte (avec confirmation). Le compte du propriétaire (Owner) ne peut pas être supprimé depuis cette interface — c’est une protection contre l’auto-éviction.

Conseil : dans la grande majorité des cas, désactivez plutôt que de supprimer. La désactivation conserve l’historique (utile pour la conformité, les analytics historiques, et la possibilité de réactiver plus tard). Réservez la suppression aux demandes RGPD explicites de l’utilisateur (« droit à l’effacement »).

Renvoyer un lien d’invitation

Pour les utilisateurs en statut Inscription en attente, un bouton permet de récupérer le lien d’invitation pour le renvoyer à la personne (au cas où elle l’a perdu).

Accorder un accès direct

Bouton qui ouvre une modale pour donner accès à un contenu particulier (ou tous les contenus d’une catégorie) sans passer par un abonnement ou un groupe. Pratique pour des cas ponctuels :

• Donner accès à une vidéo précise à un partenaire externe pour qu’il la valide
• Faire bénéficier un journaliste d’un accès limité à un dossier
• Compenser un client mécontent par un accès gratuit à un contenu premium

Bonnes pratiques

Soigner les noms des liens d’invitation

Le nom d’un lien d’invitation est votre seule trace pour comprendre qui vient d’où quand vous reverrez la liste 6 mois plus tard. Soyez systématique :

• « Promo Black Friday 2026 »
• « Cohorte formation BTS mars »
• « Webinar #4 — annonce produit »

Exploiter les métadonnées personnalisées

Si votre organisation a configuré des métadonnées personnalisées (entreprise, fonction, code client…), remplissez-les systématiquement au moment de l’invitation ou pendant l’onboarding. Vous pourrez ensuite filtrer, segmenter, exporter par ces critères. Sans cette discipline, votre base utilisateur reste un sac informe.

Combiner expiration de compte et formations

Pour une formation à durée limitée (par exemple 6 mois d’accès), fixez la Date d’expiration sur le compte au moment de l’invitation. À l’échéance, l’accès se coupe automatiquement, sans intervention manuelle. Bien plus fiable qu’un rappel dans votre agenda 6 mois plus tard.

Réinitialiser plutôt que recréer

Quand un utilisateur a un problème de mot de passe, envoyez un lien de réinitialisation depuis l’onglet Information. Recréer un compte (et donc en supprimer un) fait perdre tout l’historique de l’utilisateur — abonnements, achats, accès groupes, statistiques. Aucun intérêt.

Faire le ménage proactivement

Tous les 3 ou 6 mois, revisitez la liste filtrée par dernière activité ancienne : utilisateurs inactifs depuis plus d’un an, comptes pending qui n’ont jamais finalisé. Désactivez-les pour garder votre base saine et conforme RGPD (donnée minimisée).

Limites à connaître

• Pas d’actions groupées sur la liste — désactiver 50 comptes en un clic n’est pas (encore) possible. Il faut traiter compte par compte
• Pas d’invite CSV en masse — pas d’import d’un fichier de 500 emails pour générer 500 invitations personnalisées. Le contournement est un lien à usages multiples diffusé via un mailing externe
• Pas d’export RGPD self-service — l’export complet des données d’un utilisateur (pour répondre à une demande de portabilité ou de droit d’accès) n’est pas (encore) en self-service. Pour une demande RGPD, contactez votre interlocuteur Videas
• Pas de validation manuelle des inscriptions en UI — toute inscription complétée via un lien d’invitation est immédiatement active (voir Configurer l’authentification et l’inscription pour les autres limites du flux d’inscription)
• Limite de 10 utilisateurs par défaut sur le plan standard — pour augmenter cette limite, contactez votre interlocuteur Videas
• Pas de hiérarchie d’admins au niveau d’une chaîne — tous les Admins ont les mêmes pouvoirs (pas de rôle « assistant modérateur » avec droits restreints)

En résumé

• Section Utilisateurs & Groupes de votre chaîne ; base isolée (chaque chaîne a sa propre liste)
• Liste avec colonnes Utilisateur / Email / Groupes / Inscrit le / Actions ; recherche live, filtres Actif/Inactif et par groupes
• Inviter = créer un lien d’invitation (nom, description, max d’utilisations, expiration) que vous diffusez vous-même
• 5 statuts : Actif / Inscription en attente / Désactivé / Expiré / Groupes expirés
• Fiche utilisateur en 3 onglets :
• Information : email, nom, mot de passe (lien de réinitialisation), newsletter, date d’expiration, groupes, métadonnées personnalisées
• Accès : accès complet, abonnements, achats, locations, contenus directs, contenus via groupes
• Statistiques : dernière activité, date d’inscription, nombre de groupes
• Actions : Modifier, Désactiver/Réactiver, Supprimer, Envoyer un lien de réinitialisation, Accorder/Révoquer un accès direct, Offrir/Annuler un abonnement
• Préférez désactiver à supprimer ; soignez les noms d’invitation ; exploitez les métadonnées personnalisées ; combinez date d’expiration et formations à durée limitée

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• Restrictions d’accès aux contenus
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