Créer et envoyer une campagne email à votre audience

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Sur Videas, plateforme de diffusion vidéo en ligne, la section Campagnes vous permet de communiquer directement avec tous ou une partie des utilisateurs inscrits sur votre chaîne : annoncer un nouveau contenu, partager une actualité, relancer une formation, faire la promotion d’une offre. Tout se fait depuis Videas, sans passer par un outil tiers comme Mailchimp ou Brevo. Ce guide vous accompagne pas à pas dans la création d’une campagne, du choix de l’objet à l’envoi (immédiat ou programmé) en passant par la sélection des contenus à mettre en avant et le ciblage des bons destinataires.

Prérequis

• Une chaîne Videas avec au moins quelques utilisateurs inscrits (sinon, votre campagne n’aura aucun destinataire)
• Le rôle Owner ou Admin sur la chaîne
• (optionnel) Une audience ou des groupes d’accès pré-créés si vous voulez cibler finement plutôt qu’envoyer à tous

Ce que vous allez apprendre

• Accéder au catalogue de campagnes et créer une nouvelle campagne
• Remplir l’onglet Contenu : objet, expéditeur, type de contenu, corps de l’email
• Configurer le ciblage : audiences, groupes, utilisateurs spécifiques, exclusions
• Choisir entre envoi ponctuel et envoi récurrent
• Tester votre campagne avant l’envoi grâce à l’aperçu et à l’envoi test
• Lancer l’envoi (immédiat ou programmé) et suivre l’historique
• Connaître les limites du système actuel pour éviter les mauvaises surprises

Vue d’ensemble : la fiche d’une campagne

Une campagne Videas s’édite via une fiche organisée en quatre onglets :

Vous remplissez les onglets dans l’ordre habituel (Contenu → Ciblage → Planification), puis vous cliquez sur Aperçu & test pour valider, et enfin sur Envoyer maintenant ou laissez la planification s’occuper du déclenchement.

Étape 1 : Accéder aux Campagnes

1. Ouvrez votre chaîne dans Videas
2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Communication → Campagnes

Vous arrivez sur la page Campagnes — Créez et envoyez des emails personnalisés à vos utilisateurs, qui liste les campagnes existantes avec leur statut, leur type (ponctuel/récurrent) et leur date de création.

Au-dessus du tableau : un filtre par statut (Tous / Brouillon / Programmée / Envoyée / Envoi en cours / En pause), un champ de recherche, et le bouton Nouvelle campagne.

Étape 2 : Créer une nouvelle campagne

Cliquez sur Nouvelle campagne.

Une fiche vide s’ouvre, avec uniquement l’onglet Contenu actif au démarrage. Saisissez d’abord l’objet de l’email pour pouvoir cliquer sur Créer : ça enregistre votre campagne au statut Brouillon et débloque les autres onglets.

Tant qu’une campagne est au statut Brouillon, vous pouvez tout modifier librement. Les modifications sont enregistrées via la barre flottante Enregistrer en bas de l’écran à chaque changement.

Étape 3 : L’onglet Contenu

L’onglet est divisé en trois sous-sections.

Contenu de l’email

• Objet (requis) — la ligne qui apparaîtra dans la boîte de réception de votre destinataire. C’est le facteur numéro 1 du taux d’ouverture : court, clair, accrocheur (40 à 60 caractères, sans tomber dans l’aguicheur).
• Nom de l’expéditeur — le nom qui s’affichera comme expéditeur (ex. « L’équipe MonSite », « Marie de Videas »). Préférez un nom humain ou une équipe plutôt qu’une adresse anonyme : ça augmente la confiance.
• Email de réponse — l’adresse à laquelle les destinataires verront leur réponse partir s’ils répondent à l’email. Mettez une adresse réelle et monitorée (ex. [email protected]) — pas une adresse perdue, sinon vous loupez les retours clients.

Type de contenu

Videas propose deux modes pour mettre en avant des contenus dans votre email :

• Contenu personnalisé — vous sélectionnez vous-même les contenus à inclure dans l’email, un par un. Idéal pour une campagne événementielle (annonce de la sortie d’une formation précise, mise en avant d’une vidéo en particulier).
• Derniers contenus publiés — Videas récupère automatiquement les N derniers contenus publiés au moment de l’envoi (1 à 20 au choix), avec un filtre optionnel par catégorie. Idéal pour une newsletter récurrente sans intervention manuelle (« Les 5 nouvelles vidéos de la semaine »).

Si vous choisissez Contenu personnalisé, un bouton Ajouter un contenu ouvre une fenêtre de recherche dans votre catalogue. Sélectionnez les contenus, ils s’ajoutent à la liste avec miniature et titre. Vous pouvez les retirer un par un.

Si vous choisissez Derniers contenus publiés, un champ Nombre de contenus (1-20) et un sélecteur Catégorie (optionnel) apparaissent. Laissez la catégorie vide pour piocher dans tout le catalogue.

Corps de l’email

Le corps du message est l’éditeur de texte enrichi de l’email. Il propose les fonctions classiques :

• Titres (H1, H2, H3)
• Mise en forme (gras, italique)
• Listes
• Liens

C’est volontairement un éditeur de texte simple — pas un constructeur visuel à blocs façon Mailchimp. L’idée : vous écrivez votre message en quelques paragraphes, et Videas se charge du gabarit visuel (header avec votre logo + couleurs, cards des contenus mis en avant, footer avec lien de désinscription) au moment de l’envoi.

Cela vous évite de gérer un design complexe pour chaque campagne — concentrez-vous sur le message.

Étape 4 : L’onglet Ciblage

L’onglet Ciblage définit qui va recevoir votre campagne. Le principe : vous combinez plusieurs sources d’inclusion, et vous appliquez ensuite des exclusions.

Sources d’inclusion (combinées avec un OU logique)

• Audiences — sélectionnez une ou plusieurs audiences créées au préalable (voir Créer et gérer des audiences). Le nombre de membres de chaque audience est affiché.
• Groupes — sélectionnez un ou plusieurs groupes d’accès. Idéal pour cibler les abonnés à une formule particulière, par exemple.
• Utilisateurs individuels — sélecteur d’utilisateurs un par un. Pratique pour des envois très ciblés (ex. « relancer ces 5 acheteurs récents »).

Exclusions

• Exclure des utilisateurs — sélecteur d’utilisateurs à retirer de la liste finale, même s’ils sont inclus par une audience ou un groupe. Utile pour exclure un client mécontent, un testeur, un partenaire.
• Exclure les utilisateurs inactifs (toggle activé par défaut) — exclut automatiquement les utilisateurs marqués inactifs ou expirés. À garder activé dans 99 % des cas pour préserver votre réputation d’expéditeur : envoyer à des inactifs fait baisser votre taux d’ouverture moyen et augmente les risques d’être marqué spam.

Aperçu du nombre estimé

Sous les sélecteurs, un compteur s’affiche en direct : ~N destinataires. C’est une estimation calculée à partir de la somme des membres des audiences/groupes/utilisateurs choisis, moins les exclusions.

Le compte exact est calculé au moment de l’envoi (le système recroise tous les filtres à l’instant T). L’estimation peut donc varier légèrement de la réalité finale.

Étape 5 : L’onglet Planification

Choisissez quand la campagne sera envoyée. Deux types disponibles :

Envoi ponctuel

C’est l’option par défaut. Deux possibilités :

• Laisser le champ Date d’envoi vide : la campagne sera envoyée immédiatement quand vous cliquerez sur Envoyer maintenant dans l’étape suivante.
• Renseigner une date et une heure futures : la campagne sera automatiquement envoyée au moment voulu. Le statut passe à Programmée, et l’envoi se déclenche tout seul.

Idéal pour une annonce, une newsletter mensuelle envoyée à un horaire optimisé, etc.

Envoi récurrent

Pour une campagne qui doit s’envoyer régulièrement sans intervention (newsletter hebdomadaire, digest mensuel), choisissez le type Récurrent. Les options qui apparaissent :

• Fréquence : Quotidien / Hebdomadaire / Tous les 15 jours / Mensuel
• Jour de la semaine (si Hebdomadaire ou Tous les 15 jours) : Lundi à Dimanche
• Heure : HH:MM
• Fuseau horaire : Europe/Paris, Europe/London, America/New_York, etc.

Pour une configuration plus poussée, voir Configurer des campagnes email récurrentes.

Étape 6 : Aperçu & test avant l’envoi

Avant d’envoyer une campagne à des centaines d’utilisateurs, testez-la systématiquement.

Cliquez sur le bouton Aperçu & test en haut à droite de la fiche. Une fenêtre s’ouvre avec :

Aperçu visuel multi-appareil

Un switcher Desktop / Tablette / Mobile vous permet de voir à quoi ressemble l’email sur chaque format. Vérifiez en particulier :

• Le header avec votre logo et le nom de la chaîne
• Les miniatures et titres des contenus mis en avant
• La lisibilité sur mobile (la majorité de vos lecteurs ouvriront probablement sur smartphone)
• Le footer et le lien de désinscription

Envoyer un email de test

Saisissez une adresse email (la vôtre, par exemple) et cliquez sur Envoyer un test. Vous recevez l’email exactement comme un destinataire réel le verrait. Vérifiez :

• Que l’email arrive bien dans la boîte de réception (pas dans les spams) — sinon, votre email d’expéditeur est mal configuré
• Que les liens fonctionnent (mise en avant, contenus inclus)
• Que les images se chargent
• Que l’objet s’affiche correctement dans l’aperçu de la boîte de réception

Étape 7 : Envoyer la campagne

Une fois validée, cliquez sur Envoyer maintenant en haut à droite. Une fenêtre de confirmation s’affiche avec un récapitulatif :

• Objet
• Expéditeur
• Nombre de destinataires (calculé en direct par le serveur)
• Type de contenu et nombre de contenus inclus

Deux cas d’alerte :

• 0 destinataire (alerte rouge) — la campagne ne peut pas partir. Retournez à l’onglet Ciblage pour ajuster vos audiences/groupes/utilisateurs.
• N > 0 destinataires (alerte orange) — confirmation que l’action est irréversible et que les emails partiront immédiatement.

Cliquez sur Confirmer l’envoi. Le statut de la campagne passe à Envoi en cours (asynchrone, traité en tâche de fond).

L’envoi peut prendre quelques minutes selon le nombre de destinataires. Vous pouvez quitter cette fiche et y revenir plus tard pour voir le statut final (Envoyée, Échecs partiels…).

Étape 8 : Suivre l’historique

Une fois envoyée, l’onglet Historique se remplit avec une ligne par envoi (utile surtout pour les campagnes récurrentes), avec :

• Date d’envoi
• Statut : Envoyée / Échecs partiels / Échec
• Envoyés / Total : combien de destinataires effectivement servis sur le total prévu
• Échecs : nombre d’erreurs (adresses invalides, désinscrits, bounces…)

Pour aller plus loin sur les indicateurs (taux d’ouverture, taux de clic), voir Suivre les performances de vos campagnes.

Bonnes pratiques

Soigner votre objet

L’objet conditionne directement le taux d’ouverture. Quelques principes :

• Court : 40-60 caractères, lisible sur mobile sans coupure
• Clair : le destinataire comprend en 2 secondes ce qu’il y a dedans
• Personnel : préférez « Votre nouvelle vidéo est en ligne » à « Notification automatique de la chaîne »
• Non-aguicheur : pas de SUPER-MAJUSCULES, pas trop de !!! ni d’emojis flashy (mauvais pour l’antispam)

Tester systématiquement avant l’envoi

Sur une campagne envoyée à 1 000 personnes, une faute de frappe dans l’objet ou un lien cassé peut se voir des centaines de fois. Le test prend 30 secondes et vous épargne ce genre de mésaventure.

Rester raisonnable sur la fréquence

Une newsletter hebdomadaire ou bimensuelle est généralement bien acceptée. Au-delà de 2-3 emails par semaine, vos utilisateurs se désinscrivent rapidement. Si vous avez beaucoup à dire, regroupez plutôt que d’envoyer plus souvent.

Soigner votre nom d’expéditeur

L’expéditeur est le deuxième facteur du taux d’ouverture après l’objet. Préférez :

• « Marie de [Votre Chaîne] » à « [email protected] »
• « L’équipe Videas » à « System »
• Cohérence : gardez le même nom d’expéditeur dans toutes vos campagnes pour bâtir une reconnaissance dans la boîte de réception.

Segmenter plutôt qu’arroser

Envoyer à « Tous les utilisateurs » dilue votre message. Préférez plusieurs campagnes ciblées :

• Aux abonnés actifs : nouveau contenu inclus dans leur formule
• Aux utilisateurs ayant un abonnement expiré : offre de réactivation
• Aux prospects non-acheteurs : démonstration ou code promo

Voir Créer et gérer des audiences pour créer ces segments.

Limites à connaître

• Pas de personnalisation par destinataire. Le contenu de l’email est identique pour tous : pas de tokens dynamiques type {{prénom}} qui s’adapteraient à chaque destinataire. Si vous voulez quelque chose de très personnalisé (« Bonjour Marie, voici les vidéos qui pourraient t’intéresser »), il faudra un outil tiers ; sur Videas, restez sur un message commun à tous les destinataires d’une même campagne.
• Une campagne envoyée est figée. Une fois l’envoi terminé, la campagne n’est plus modifiable. Si vous éditez quelque chose après coup (possible si vous dupliquez la campagne en brouillon), ça ne touche pas les emails déjà partis. C’est conçu pour préserver la traçabilité et la conformité.
• L’estimation du nombre de destinataires est approximative. Le chiffre affiché en direct dans l’onglet Ciblage est calculé côté navigateur à partir des audiences/groupes choisis. Le vrai compte est calculé au moment de l’envoi par le serveur (ce qui apparaît dans la fenêtre de confirmation et dans l’historique). En pratique l’écart est faible, mais ne vous étonnez pas si l’estimation est légèrement différente du compte final.
• L’envoi se déroule en arrière-plan. Selon le nombre de destinataires, l’expédition peut prendre quelques minutes. Le statut Envoi en cours devient Envoyée à la fin du traitement — quittez la fiche et revenez plus tard pour voir le résultat final (ou consultez l’onglet Historique).

En résumé

• Les campagnes se gèrent dans Communication → Campagnes
• Une fiche de campagne a 4 onglets : Contenu / Ciblage / Planification / Historique
• L’objet doit être saisi avant de pouvoir créer le brouillon (clic sur Créer)
• Contenu : objet, expéditeur, contenus en mode Personnalisé ou Derniers contenus publiés, corps en éditeur rich text
• Ciblage : combinaison Audiences + Groupes + Utilisateurs moins exclusions, avec toggle inactifs
• Planification : Envoi ponctuel (immédiat ou daté) ou Récurrent (Quotidien/Hebdo/15 jours/Mensuel + jour + heure + fuseau)
• Aperçu & test avant l’envoi : switcher Desktop/Tablette/Mobile + envoi à une adresse de test
• Envoyer ouvre une confirmation avec récap et alerte si 0 destinataires
• L’envoi se déroule en arrière-plan ; quittez la fiche et revenez plus tard pour voir le statut final
• Limites : pas de personnalisation par destinataire, campagne figée après envoi, estimation approximative

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